บิลเงินสด ที่กรมสรรพากรยอมรับ

บิลเงินสด (cash receipt) ที่กรมสรรพากรยอมรับให้เป็นรายจ่ายทางภาษี จะต้องมีลักษณะสำคัญดังนี้ :

1. ข้อมูลผู้ขายหรือผู้ให้บริการ

ต้องมีข้อมูลที่ระบุตัวตนของผู้ขายหรือผู้ให้บริการอย่างชัดเจน ได้แก่:

•ชื่อหรือชื่อสถานประกอบการ: ชื่อบุคคลธรรมดาหรือชื่อบริษัทที่ออกบิล

•ที่อยู่: ที่ตั้งของร้านค้าหรือบริษัท

•เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร: เลข 13 หลักของผู้ขายหรือผู้ให้บริการ ซึ่งสำคัญมากในการตรวจสอบ

2. ข้อมูลรายการสินค้าหรือบริการ

ต้องระบุรายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่ซื้อขายอย่างชัดเจน:

•รายการ: ชื่อสินค้าหรือบริการที่ซื้อ

•จำนวน: ปริมาณของสินค้า

•ราคา: ราคาต่อหน่วยและราคารวมของแต่ละรายการ

3. ข้อมูลการซื้อขาย

•วัน เดือน ปี: วันที่ที่ซื้อขายสินค้าหรือบริการ

•จำนวนเงิน: ยอดเงินรวมที่ชำระเป็นตัวเลขและตัวอักษร

•ลายเซ็นผู้รับเงิน: ลายเซ็นของผู้ขายหรือผู้รับเงินเพื่อยืนยันการรับเงิน

4. ลักษณะทั่วไปของบิล

•เป็นเอกสารฉบับจริง: ไม่ใช่สำเนา

•มีข้อความว่า "บิลเงินสด" หรือ "ใบเสร็จรับเงิน" อย่างชัดเจน

บิลเงินสดจะใช้เป็นหลักฐานในการบันทึกค่าใช้จ่ายได้ก็ต่อเมื่อเป็นการซื้อสินค้าหรือบริการที่ไม่ได้อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หรือซื้อจากผู้ประกอบการที่ไม่ได้จดทะเบียน VAT เช่น ร้านค้าเล็กๆ หรือบุคคลทั่วไป หากเป็นการซื้อขายที่มีมูลค่าเกิน 1,000 บาท หรือเป็นการซื้อจากผู้ประกอบการที่จดทะเบียน VAT จะต้องใช้ ใบกำกับภาษีอย่างย่อ หรือ ใบกำกับภาษีเต็มรูป แทน เพื่อให้สามารถนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้อย่างถูกต้อง

ลักษณะของบิลเงินสดที่กรมสรรพากรยอมรับให้เป็นรายจ่ายทางภาษีนั้นอ้างอิงตาม ประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ตรี (13) ซึ่งกำหนดว่ารายจ่ายต้องมีเอกสารประกอบที่สมบูรณ์และครบถ้วน และ มาตรา 105 ทวิ ซึ่งเป็นบทบัญญัติที่กำหนดรายละเอียดที่จำเป็นต้องมีในใบรับเงินหรือบิลเงินสด

มาตรา 65 ตรี (13) : หลักการทั่วไปของรายจ่าย

มาตรานี้เป็นหลักการพื้นฐานที่ระบุว่า รายจ่ายที่นำมาคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีจะต้องเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการและมีเอกสารประกอบที่ถูกต้อง โดยหลักฐานการจ่ายเงินนั้นต้องแสดงให้เห็นว่าเป็นการจ่ายเพื่อกิจการจริง ไม่ใช่รายจ่ายส่วนตัวหรือรายจ่ายที่ไม่มีที่มาที่ไปที่ชัดเจน.

มาตรา 105 ทวิ : รายละเอียดของใบรับเงิน

มาตรานี้เป็นมาตราที่ลงลึกในรายละเอียดของเอกสาร "ใบรับเงิน" หรือบิลเงินสด โดยกำหนดว่าเอกสารดังกล่าวต้องมีรายการสำคัญดังนี้:

•ชื่อหรือยี่ห้อของผู้รับเงิน: ระบุชื่อของผู้ขายหรือผู้ให้บริการ.

•เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร: ของผู้รับเงิน.

•วัน เดือน ปี ที่ออกใบรับเงิน: วันที่ที่เกิดการซื้อขาย.

•จำนวนเงินที่ได้รับ: ทั้งตัวเลขและตัวอักษร.

•ชนิด ชื่อ จำนวน และราคาสินค้า: หรือค่าบริการ.

•สำเนาใบรับเงิน: ผู้ที่ออกใบรับเงินต้องจัดทำสำเนาเก็บไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี.

การมีเอกสารที่ครบถ้วนตามมาตรา 105 ทวิ จะช่วยให้สามารถนำบิลเงินสดไปใช้เป็นหลักฐานประกอบการลงบัญชีและยื่นเป็นค่าใช้จ่ายในการคำนวณภาษีได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย